Privacyverklaring Creatief Schrijven vzw

versie 23 mei 2018

Creatief Schrijven vzw hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens.

In deze privacyverklaring geven we heldere en transparante informatie over welke gegevens we verzamelen en hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om jouw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met jouw gegevens. Creatief Schrijven vzw houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (Verordening EU 2016/679). 

Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

  • Jouw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze privacyverklaring;
  • Verwerking van jouw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
  • Vragen om jouw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van je persoonsgegevens;
  • Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van je persoonsgegevens gewaarborgd is;
  • Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
  • Op de hoogte zijn van jouw rechten omtrent je persoonsgegevens, je hierop willen wijzen en deze respecteren.

Algemeen
Als Creatief Schrijven vzw zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens. Indien je na het doornemen van onze privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit op onderstaande contactgegevens:

Creatief Schrijven vzw
Waalsekaai 15
2000 Antwerpen
info@creatiefschrijven.be
03 229 09 90

Aan wie is deze privacyverklaring gericht?
Deze privacyverklaring is van toepassing op alle deelnemers aan onze activiteiten, abonnees op VERZIN en leden van de Literaire Loge, personen die belangstelling tonen of toonden voor onze activiteiten, diensten of producten, klanten en prospecten, leveranciers, (potentiële) stagiaires en vrijwilligers, enz.

Waarvoor verwerken wij welke persoonsgegevens?
Jouw persoonsgegevens worden door Creatief Schrijven vzw verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden:

  • Abonnementen- en ledenadministratie en dienstverlening aan abonnees (uitvoering overeenkomst)
  • zodat je kunt deelnemen aan de activiteiten of gebruik kunt maken van de diensten van Creatief Schrijven vzw (uitvoering overeenkomst)
  • zodat we je op de hoogte kunnen houden van de werking van Creatief Schrijven vzw, meer bepaald via o.a. het versturen van nieuwsbrieven en uitnodigingen (gerechtvaardigd belang)
  • zodat we met jou kunnen communiceren als je je hebt ingeschreven voor een van onze activiteiten of gebruik maakt van onze diensten, en zodat we je op de hoogte kunnen houden van andere, gelijkaardige activiteiten of diensten (uitvoering overeenkomst)
  • zodat we kunnen rapporteren aan subsidiërende overheden (wettelijke verplichting)
  • andere, specifieke doeleinden waar afzonderlijk toestemming voor gevraagd kan worden

In zoverre de verwerking van persoonsgegevens plaatsvindt op basis van toestemming, heb je steeds het recht om de gegeven toestemming terug te trekken.

Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens van je vragen en/of verwerken:

  • Persoonlijke identiteitsgegevens: naam, voornaam, adres, telefoonnummer, e-mail, links naar online profielen (sociale media) en/of website
  • Persoonlijke kenmerken: geboortedatum, geboorteplaats, nationaliteit, geslacht
  • Rijksregisternummer
  • Opleiding of vorming
  • Financiële bijzonderheden (o.a. rekeningnummer)
  • Beeldmateriaal (foto’s, video’s, opnames …)

Deze gegevens worden door jou aan ons gegeven d.m.v. inschrijfformulieren, invul- en contactformulieren op onze websites, persoonlijk contact, contact via email of telefoon. Als je gegevens van derden aan ons doorgeeft, dan verklaar je dat je daarvoor de toestemming hebt.

We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens hebben verkregen.

Doorgeven van persoonsgegevens aan derden – verwerkers
De gegevens die je aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een externe dienstverlener voor: 

  • Het groeperen en opslaan van gegevens in de cloud (meer bepaald Google Drive)
  • Het opmaken en versturen van nieuwsbrieven en uitnodigingen (meer bepaald Campaign Monitor)
  • Het verzorgen van onze internetomgeving (webhosting)
  • Het verzorgen van IT-infrastructuur (o.a. IT-netwerk, servers, …)
  • Het verzorgen van de (financiële) administratie
  • Het verzekeren van deelnemers en vrijwilligers (meer bepaald Ethias)
  • Boekhouding (HVCO)
  • Sociaal secretariaat (SD Worx)
  • CRM (Teamleader)

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan externe dienstverleners (verwerkers) waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten.

Met externe dienstverleners (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen.

Wij kunnen persoonsgegevens delen met externe partijen als dat nodig is voor de uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. Zo delen wij o.a. gegevens met:

  • Partners waarmee we in samenwerking activiteiten organiseren (activiteiten die met twee of meer organisaties zijn uitgewerkt (o.a. co-productie), en waarvoor deelnemerslijsten worden uitgewisseld)
  • Overheidsdiensten (o.a. subsidiërende overheden, fiscale administraties, sociale zekerheidsinstanties, …)
  • Externe docenten of trainers
  • Media

Met deze partijen maken wij uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van jouw persoonsgegevens te waarborgen en dat jouw gegevens vertrouwelijk worden behandeld.

Verder zullen wij de door jou verstrekte gegevens niet aan andere derden doorgeven, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is.

Op geen enkel moment verkopen of verhuren wij jouw persoonsgegevens aan derde partijen.

Wij geven jouw contactgegevens ook nooit door aan derden voor commerciële doeleinden.

Wij kunnen persoonsgegevens wel delen met andere derden indien jij ons hier toestemming voor geeft. Je hebt het recht deze toestemming te allen tijde in te trekken.

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de Europese Economische Ruimte.  

Bewaartermijn
Creatief Schrijven vzw bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het realiseren van het doel waarvoor deze zijn verstrekt, met inachtname van de termijn die noodzakelijk is om aan de wettelijke vereisten te voldoen (o.a. op gebied van boekhouding).  Bewaartermijnen kunnen evenwel per doel verschillen.

Beveiliging van de gegevens
Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om jouw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige toegang, gebruik, verlies of openbaarmaking. (…inbreuken, verlies en onrechtmatige verwerking…)

Zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen:

  • Alle personen die namens Creatief Schrijven vzw van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
  • We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
  • We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
  • Wij gebruiken een virusscanner en updaten deze systematisch en tijdig, en installeerden een ‘firewall’.
  • Er worden systematisch back-ups van de persoonsgegevens gemaakt om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
  • We testen en evalueren op geregelde tijdstippen onze maatregelen, en stellen bij indien nodig;
  • Onze medewerkers zijn geïnformeerd (en opgeleid) over het belang van de bescherming van persoonsgegevens. Zij volgen hiervoor een aantal duidelijke richtlijnen en worden op regelmatige basis getraind en bewustgemaakt van hun verantwoordelijkheid.
  • Aan deze medewerkers wordt toegang verleend tot jouw gegevens voor zover ze die informatie nodig hebben om hun taken naar behoren uit te voeren.
  • Bij nieuwe projecten die mogelijks een impact kunnen hebben op uw privacy wordt een uitgebreide analyse gedaan om uw rechten, de veiligheid en bescherming van jouw persoonsgegevens te garanderen.

Mocht zich er toch een incident voordoen waarbij jouw gegevens betrokken zijn, dan wordt je persoonlijk verwittigd in de door de wet voorziene omstandigheden.

Jouw rechten omtrent je gegevens
Je hebt recht van inzage en kopie van de persoonsgegevens die op u betrekking hebben.

Je hebt recht op verbetering en aanvulling wanneer jouw gegevens onjuist of onvolledig zijn.

Je hebt het recht op gegevenswissing (verwijdering) van de persoonsgegeven welke wij van jou ontvangen hebben, en die niet langer strikt noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor ze werden verwerkt. Wij behouden ons wel het recht voor te bepalen of jouw verzoek gerechtvaardigd is.

Je hebt het recht op beperking van gegevensverwerking: indien je bezwaar hebt tegen de verwerking van bepaalde gegevens, kan je vragen om deze verwerking te stoppen.

Tevens kun je bezwaar maken tegen de manier waarop bepaalde persoonsgegevens van jouw verwerkt worden. Zo heb je het recht je te verzetten tegen het gebruik van je persoonsgegevens voor direct marketing-doeleinden (via uitschrijfmogelijkheden in e-mails).

Ook heb je het recht om de door jou verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan jezelf of in opdracht van jou direct aan een andere partij.

Via het adres onderaan deze privacyverklaring kun je ons contacteren om jouw rechten uit te oefenen, vergezeld van een motivatie voor jouw vraag.  

Wij kunnen jou vragen om jou te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Er worden geen enkele categorie van personen onderworpen aan eender welke vorm van geautomatiseerde besluitvorming of profilering.

Klachten
Mocht je een klacht hebben over de verwerking van jouw persoonsgegevens of over de uitoefening van jouw rechten dan vragen wij je hierover direct contact met ons op te nemen.

Je hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming:

Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
commission@privacycommission.be

Wijzigingen aan onze privacyverklaring
Creatief Schrijven vzw kan zijn privacyverklaring steeds aanpassen. Van deze wijziging zullen we een aankondiging doen op onze website. De laatste wijziging gebeurde op 23 mei 2018. Oudere versies van onze privacyverklaring worden opgeslagen in ons archief. Stuur ons een e-mail als je die wil raadplegen.