Vijf gouden regels voor e-mail

Hoe vaak krijg jij een e-mail waarvan de onderwerpsregel je niet meteen duidelijkheid geeft over de reden voor het bericht? Moet je soms eindeloos scrollen voor je weet waar het over gaat?
Dat kan flink vervelend zijn. En daar bovenop is het ook inefficiënt én nefast voor de motivatie.

 

 

Maar misschien durf jij ook wel eens tegen de grondbeginselen van goed e-mailen zondigen. Wij geven vijf vuistregels voor vlot e-mailverkeer.

  1. Kies een onderwerp

    Hoeveel mails krijg jij die als onderwerp ‘vraagje’ hebben? En hoe vervelend is dat? Juist. Denk dus na over wat je in de onderwerpregel zet. Een onderwerp dat kort en duidelijk de inhoud van je mail schetst, verhoogt de kans dat je mail sneller wordt gelezen en beantwoord.

  2. Hou het kort

    Een e-mail lezen is vermoeiender dan een papieren document doornemen. Vat je boodschap dus kort en duidelijk samen en vermijd lange zinnen. Hou je boodschap ook zakelijk. Wat je kat gisteren heeft gegeten, vertel je maar tijdens de koffiepauze. Of helemaal niet.

  3. Zet niet iedereen in CC

    Staat ongetwijfeld in de top-10 van meest irritante e-mailgewoonten: erop los cc’en.
    Ga eerst na wie jouw e-mail echt moet ontvangen (en lezen) voor je hem of haar toevoegt in Cc.

  4. ROEP NIET ZO

    Wees zuinig met afkortingen, uitroeptekens en smiley’s. Als je hoofdletters gebruikt lijkt het ALSOF JE ROEPT. En roepen is nu eenmaal niet erg professioneel, althans niet in een e-mail. Hetzelfde geldt voor afkortingen en smiley’s. ‘BTW’ en ‘LOL’ passen niet in een zakelijke omgeving.

  5. Breng structuur aan

    We kunnen het niet genoeg herhalen: lezen van een scherm is moeilijker dan van een papieren document. Zorg dus voor extra structuur in je e-mail. Gebruik gerust tussenkoppen. Ook het gebruik van puntjes of nummers maken het lezen makkelijker.

TRAININGEN op maat

Je wil gelooft dat een cursus ‘zakelijk schrijven’ interessant voor je (bedrijf of organisatie) is, maar je vindt niet meteen wat je zoekt? Wij denken met plezier mee om een  training op maat, afgestemd op jouw noden en niveau, die van je medewerkers, je vereniging of je bedrijf ineen te boksen. Individueel of in groepjes van maximaal 12 deelnemers, van korte workshops tot intensieve meerdaagse opleidingen: niets is onmogelijk.

Een kleine greep uit de workshops en cursussen die we regelmatig op aanvraag geven:

  • spelling en grammatica (dagopleiding)
  • spoedcursus spelling
  • rapporten en nota’s schrijven
  • brieven en e-mails schrijven
  • helder schrijven
  • werve(le)nd schrijven
  • zakelijk bloggen
  • webteksten schrijven
  • storytelling: het verhaal van je bedrijf in beeld
  • social media: vergroot je fanclub
  • speech schrijven

KNOPJE VERTEL ME MEER