Vijf tips voor een goed out of office-bericht

Vertrek je straks op vakantie? Vergeet niet om je afwezigheidsassistent te activeren. En even na te denken over de inhoud van je bericht. Wij geven je enkele tips.

 

1. Zeg hoe lang je afwezig bent en waarom

Geef in je out of office-bericht duidelijk aan waarom je er niet bent. Beperk je tot de grote lijnen: dat je op vakantie bent volstaat. Je hoeft heus niet je hele reisplan uit de doeken te doen. Dat je vijf nachten gaat clubben op Ibiza is too much information. Laat ook weten hoe lang je afwezig zal zijn. Het kan voor je zender een groot verschil maken of dat een dag of een week is.

 

2. Bied alternatieven

Meld tot wie je zender zich tijdens jouw vakantie kan wenden en sla een positieve toon aan. Vermijd ‘dringende zaken’ of ‘brandende vragen’ of andere combinaties die de indruk wekken dat je collega’s het al druk genoeg hebben. Schrijf liever: ‘Mijn collega (x) helpt je tijdens mijn afwezigheid graag verder.’ Vermeld bij voorkeur een voornaam, een rechtstreeks telefoonnummer of een e-mailadres.

 

3. Wel of niet bereikbaar?

Met je smartphone ben je in theorie overal en altijd bereikbaar. Sommige mensen gaan er dan ook vanuit dat je bij dringende zaken toch zal antwoorden. Blijft je mailbox de volledige duur van je verlof gesloten? Schrijf dan luid en duidelijk in je automatisch bericht dat je je mail niet leest tijdens je verlof.

 

4. Een mopje mag

Geef gerust een persoonlijke toets aan je out of office-reply, maar maak het niet te bont. Een kleine knipoog kan, schuine moppen laat je best achterwege. Denk na over de doelgroep en de filosofie van je organisatie. Ben je net als wij niet vies van een streepje poëzie? Neem dan hier eens een kijkje!

 

5. Gun jezelf wat marge

Veel mensen stellen hun out of office pas last minute in. Daardoor ontbreekt het hen aan tijd en inspiratie om de standaardtekst te vervangen door een leuk bericht. Het is ook geen slecht idee om een dagje speling te nemen, zo voorkom je dat je op het laatste moment nog allerlei taken moet afhandelen, én dat je na je vakantie meteen brandjes moet blussen.

 

Je zakelijke communicatie na de zomer bijspijkeren?

Goed nieuws. Wij hebben een fraai najaarsaanbod en er zijn nog enkele plaatsen.
Ontdek hier het volledige aanbod: praktisch, doelgericht en toegankelijk voor iedereen, ongeacht je sector of niveau.

 

Cursussen op maat 

Je gelooft dat een cursus ‘zakelijk schrijven’ interessant voor je (bedrijf of organisatie) is, maar vindt niet meteen wat je zoekt? Wij denken met plezier mee om een training op maat, afgestemd op jouw noden en niveau, die van je medewerkers, je vereniging of je bedrijf ineen te boksen. Dat kan individueel of in groepjes van maximaal 12 deelnemers, van korte workshops tot intensieve meerdaagse opleidingen: niets is onmogelijk.

Een kleine greep uit de workshops en cursussen die we regelmatig op aanvraag geven:

  • speech schrijven
  • spelling en grammatica (dagopleiding)
  • spoedcursus spelling
  • rapporten en nota’s schrijven
  • brieven en e-mails schrijven
  • helder schrijven
  • werve(le)nd schrijven
  • zakelijk bloggen
  • webteksten schrijven
  • storytelling: het verhaal van je bedrijf in beeld
  • social media: vergroot je fanclub

KNOPJE VERTEL ME MEER