Vijf vuistregels voor heldere e-mails

De voorbije decennia is elektronische post uitgegroeid tot een belangrijke vorm van communicatie. Je e-mailt ongetwijfeld al jaren, maar doe je dat góéd?

Wij reiken je vijf vuistregels aan die je e-mailverkeer helder en efficiënt maken. 

1. Kies een onderwerp
   Denk na over wat je in de onderwerpregel zet. Een onderwerp dat kort en duidelijk de inhoud van je mail schetst, verhoogt de kans dat de ontvanger je mail sneller leest en beantwoordt. Wacht met het kiezen van je onderwerp tot je tekst klaar is. 
   
   
2. Wees bondig
   Een e-mail lezen is vermoeiender dan een papieren document doornemen. Vat je boodschap dus kort en duidelijk samen en vermijd lange zinnen. Hou je boodschap zakelijk. Houd details over je pendeltocht naar het werk voor een gesprekje aan de koffieautomaat.
   
   
3. Denk aan de nettiquette
   Wees zuinig met afkortingen, uitroeptekens en smiley’s. Als je hoofdletters gebruikt lijkt het ALSOF JE STAAT TE SCHREEUWEN. En dàt is niet erg professioneel. Hetzelfde geldt voor afkortingen en smiley’s. 'BTW' en 'LOL' passen niet in een zakelijke omgeving.
   
   
4. Zet niet iedereen in CC
   Bedenk even wie jouw e-mail écht moet ontvangen (en lezen) voor je tien mensen toevoegt in cc. En of het écht nodig is om op 'allen beantwoorden' te klikken.
   
   
5. Breng structuur aan
   We herhalen het nog even: lezen op een scherm vraagt meer aandacht dan van een papieren document. Zorg dus voor extra structuur in je e-mail. Gebruik tussenkoppen, zet belangrijke woorden in het vet. Ook het gebruik van puntjes of nummers maken het lezen makkelijker.

 

Resultaat met rake teksten

Schrijf je voor je job wel eens een tekst? Kost je dat bloed, zweet en overuren? Ontdek onze opleidingen zakelijk schrijven: praktisch, doelgericht en toegankelijk. We serveren een hapklare mix van tips, theorie en praktijk. Onze docenten zijn bovendien experts in hun vakgebied met ruime ervaring in het bedrijfsleven. 

Zo zetten we jouw sluimerend schrijftalent of dat van jouw medewerkers om in schrijfvaardigheid. 

In onze schrijftrainingen leer je:
▶ wat je juist wil zeggen en aan welke doelgroep.
▶ ingeslepen schrijfpatronen en clichés te verlaten.
▶ creatieve schrijfprocessen te hanteren.
▶ je innerlijke criticus en twijfelaar het zwijgen op te leggen.
▶ verbeelding, ervaring en emotie te verbinden aan resultaat.
▶ met vertrouwen teksten te schrijven.